[비즈니스영어 이메일1] 첫 문장이 90% - 인사말 마스터하기

*dimplemood의 비즈니스 영어 공부 기록

2026.03.19 - [Level-up⬆️/Business ENG] - 영어는 되지만, 비즈니스 영어는 또 다른 세상

 

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비즈니스 영어 이메일, 막상 쓰려고 하면 첫 문장에서 멈췄던 경험... 

영어로 채팅은 해봤지만 이메일은 또 다른 것이라는 걸 깨달았던 순간ㅎㅎ

 

외국계 전세기 기업에서도 그렇고, 해외 B2B 영업 실무를 시작했을 때도 마찬가지로

이메일 하나 보내는 데 10분 넘게 걸렸던 것 같아요. 

(지금은 AI로 확인하면 되지만, 당시에는 표현을 직접 찾아가며 작성해야했음)

 

그 중 인사말을 매번 똑같이 사용할 때가 있었는데 

누구에겐 'I hope you are doing well'만 복붙하는게 편할 수 있지만

저는 싫었어요. 

 

비즈니스 영어 이메일에서 인사말은 단순한 예의가 아니라

상대방이 내 메일을 끝까지 읽을지, 바로 닫아버릴지 결정하는 첫인상이라고 생각합니다.

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상황별로 바로 쓸 수 있는 비즈니스 영어 이메일 인사말 표현 정리: 

 

1. 가장 무난한 비즈니스 이메일 인사말 3가지

[1] I hope this email finds you well.

= 잘 지내고 계시길 바랍니다.

*처음 메일을 주고받는 사이, 또는 오래 연락이 없었던 상대에게 쓰기 좋음

e.g. Dear Mr. Kim,
I hope this email finds you well. 
I am writing to follow up on our previous discussion regarding the Q2 shipment schedule.

 

[2]  I hope you're doing well. 

= 잘 지내시죠?

*[1]보다 조금 더 캐주얼한 느낌. -- 이미 몇 번 메일을 주고 받은 사이라면 이 표현이 더 자연스러울 수 있음. 

e.g. Hi Sandy, I hope you're doing well. I wanted to touch base about the samples we discussed last week. 

 

[3] Thank you for your prompt reply. 

= 빠른 답장 감사합니다.

*상대방이 먼저 메일을 보냈거나, 빠르게 회신해줬을 때. -- 감사 표현으로 시작하면 상대방의 호감도도 올라갈듯.

e.g. Dear Ms. Park, 
Thank you for your prompt reply. 
I've reviewed the revised quotation and have a few questions. 

 

 

2. 상황별 인사말

[1] 처음 연락하는 경우

• I am reaching out to you regarding ~ (~에 관해 연락드립니다.)
• I am writing to introduce myself. (자기 소개를 위해 메일 드립니다.)
• My name is [이름], and I am [직함] at [회사명]. (저는 [회사]의 [직함] [이름] 입니다.)

[2] 누군가의 소개를 받은 경우

• [이름] suggested I reach out to you. ([이름]님이 연락드려 보라고 하셨어요.) 
• I was referred to you by [이름]. ([이름]님께서 소개해주셨습니다.)

[3] 회의/미팅 후 팔로업

• It was great meeting you at [행사명]. ([행사]에서 만나 뵙게 되어 좋았습니다.) 
• Thank you for taking the time to meet with us yesterday. (어제 시간 내주셔서 감사합니다) 
• Following up on our meeting on [날짜]... ([날짜] 미팅에 대해 후속 연락 드립니다) 

[4] 오랜만에 연락하는 경우

• I hope all is well with you. (잘 지내고 계시길 바랍니다.)
• It's been a while since we last connected. (마지막으로 연락한 지 꽤 되었네요.) 

 

 

3. 자주 하는 실수!

"Dear Sir/Madam"

-> 받는 사람 이름을 모를 때 썼었음. 요즘은 너무 구식이라는 인상을 줄 수 있다고 함. 그래서, 상대방의 이름을 찾아서 쓰는 게 best. 

 

"To whom it may concern"

-> 공식 문서(항의서, 추천서 등)에만 쓰는 표현이라고 함. (나도 자주 썼었는데..!)

일반 비즈니스 이메일에서 쓰면 차갑고 비인간적인 느낌을 줄 수 있음. 

 

"How are you?" 만 단독으로..

-> 한국어로 "잘 지내세요?"처럼 들리지만, 비즈니스 이메일에서 이렇게 덜렁 쓰면 too casual. 

-> "I hope you're doing well"처럼 완성된 문장으로 쓰는 게 more professional.

 

"인사 없이 바로 본론" 

-> 영미권에서는 이메일에 인사말 없이 바로 요청 사항을 쓰면 무례하다고 느낄 수 있음. 

단, 이미 같은 스레드에서 여러번 오간 경우에는 생략해도 괜찮음. 

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dimplemood 실무 TIP! 

제가 해외영업 실무를 하면서 느낀 건, 인사말은 상대방과의 관계에 따라 달라져야 한다는 거예요. 

처음에는 저도 모든 메일에 "I hope this email finds you well"만 썼는데, 

같은 바이어한테 매번 똑같은 인사말을 쓰니까 오히려 기계적인 느낌이 들더라고요. ㅎㅅㅎ;;

 

그래서 저만의 규칙을 만들었어요:

• 첫 메일 → "I hope this email finds you well" (격식)
• 2~3번째 메일 → "Thank you for your reply" (감사 표현)
• 친해진 후 → "Hope you're doing well" 또는 "Happy Monday!" (캐주얼)

이렇게 단계별로 톤을 조절하면, 자연스럽게 관계도 발전하고 메일도 더 진정성 있게 느껴질 거라 생각해요! 

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오늘의 핵심 정리

상황	추천 표현
무난한 시작	I hope this email finds you well.
캐주얼한 시작	I hope you're doing well.
답장에 감사	Thank you for your prompt reply.
첫 연락	I am reaching out to you regarding...
미팅 후	It was great meeting you at...
오랜만에	It's been a while since we last connected.

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다음 글 예고

다음 포스팅에는 "Dear"만 쓰고 있다면? -> 상황별 이메일 호칭에 대해 기록해보려 합니다.

Mr., Ms., Dr. 같은 호칭 또는 이름을 어떻게 불러야 할지 헷갈리는 상황까지 정리해보겠습니당.