[비즈니스영어 실전1] 영어 이메일 Before & After

*dimplemood의 비즈니스 영어 공부 기록

영어 이메일 실전 첨삭 가이드!

이메일 첨삭, 실무 영어, 해외영업 현장에서 배운 이메일 노하우.

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Intro.

지금까지 이메일, 회의, 협상, 면접...

정말 많은 비즈니스 영어 표현을 다뤘는데요,

해외영업 업무에서 썼던 이메일들

"이렇게 썼는데, 이렇게 고쳤으면 더 좋았겠다"를 Before & After로 보여드리려고 해요.

 

완벽한 영어가 아니라 더 나은 영어로 가는 과정.

 

영어 이메일이 어색하게 느껴지는 분들,

뭔가 아쉬운데 뭐가 문제인지 모르는 분들에게 도움이 됐으면 좋겠습니다!

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dimplemood 실무 TIP!

Case 1: 첫 바이어 컨택 이메일

상황: 해외 전시회에서 명함을 받은 미국 바이어에게 처음으로 이메일을 보내는 상황

 

Before:

Subject: Hello from Dimplemood

 

Dear Mr. Johnson,

 

Hello. My name is [NAME] from Dimplemood company.

We are pet hygiene care product manufacturer in Korea.

It was very nice to meet you at the pet expo last week.

 

I want to introduce our products to you.

Our products are very good quality and price is competitive.

Please see our attached catalog.

 

If you are interested, please contact me.

I will do my best.

 

Best regards,

[NAME]

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문제점 분석:

❌ 제목 "Hello from Dimplemood" → 너무 막연, 열어볼 이유 없음

❌ "very nice to meet you" → 형식적, 구체적 기억 없음

❌ "very good quality" → 추상적, 증거 없음

❌ "I will do my best" → 콩글리시

❌ "If you are interested, please contact me" → 수동적 CTA

❌ 전체적으로 나 중심 (우리 제품 소개만)

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After (지금이라면 이렇게):

Subject: Following Up from Global Pet Expo – Organic Pet Care from Korea

 

Dear Mr. Johnson,

 

It was great connecting with you at the Global Pet Expo in Las Vegas last week.

I really enjoyed our conversation about the growing demand for natural pet care products in the US market.

 

I'm reaching out to follow up on what we discussed.

At Dimplemood, we specialize in certified organic pet hygiene products – our flagship line uses plant-based ingredients and has been certified by [Certification].

We currently supply major retailers in 12 countries.

 

Based on your focus on premium, natural pet products,

I believe there could be a strong fit between our lines and your buyers.

 

I'd love to send you a sample kit this week – no obligation,

just a chance to experience the quality firsthand.

 

Would that work for you?

 

Looking forward to exploring this together.

 

Best regards,

[NAME]

Export Manager | Dimplemood

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개선 포인트:

✅ 제목: 전시회 + 구체적 제품 카테고리

✅ 오프닝: 대화 내용 구체적으로 언급

✅ 회사 소개: 숫자와 인증으로 신뢰도

✅ 가치 제안: 바이어 관심사와 연결

✅ CTA: 구체적 (샘플 키트 제안)

✅ 바이어 중심으로 (your buyers, your focus)

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Case 2: 납기 지연 사전 안내 이메일

상황: 공장 이슈로 납기를 2주 늦춰야 하는 상황 바이어에게 먼저 연락해야 하는 상황

 

Before:

Subject: Delivery delay notice

 

Dear Ms. Park,

 

I'm sorry to inform you that your order will be delayed.

We have a problem in our factory and we cannot ship on time.

The new delivery date will be around July 15.

 

We are very sorry for this inconvenience.

Please understand our situation.

 

Best regards,

[NAME]

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문제점 분석:

❌ "We have a problem in our factory" → 너무 막연, 불안감 조성

❌ "around July 15" → 불확실한 날짜, 신뢰 저하

❌ "Please understand our situation" → 콩글리시, 책임 회피처럼 들림

❌ 대안이나 보상 언급 없음

❌ 사과만 있고 해결책 없음

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After:

Subject: Order #45231 – Revised Delivery Date & Our Commitment

 

Dear Ms. Park,

 

I want to proactively reach out regarding your order (#45231, originally scheduled for July 1st).

 

Due to an unexpected equipment maintenance issue at our production facility,

we are experiencing a delay in our production schedule.

I want to be transparent with you rather than wait until the last minute.

 

Revised delivery details:

- Original date: July 1st

- Revised date: July 15th

- Reason: Scheduled equipment maintenance (completed July 8th)

- Current production status: 60% complete

 

To make this right, we'd like to offer:

1. Priority shipping at our expense to minimize transit time

2. A 5% discount on your next order as an apology for the inconvenience

 

I will send you a production update every 3 days until shipment.

Please let me know if this revised timeline creates any issues for your operations.

I want to work with you to find the best solution.

 

Once again, I sincerely apologize for this delay.

 

Best regards, 

[NAME]

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개선 포인트:

✅ 제목: 주문번호 + 행동 지향적

✅ 선제적 소통 강조 ("proactively reach out")

✅ 이유: 구체적이지만 과도하게 노출 안 함

✅ 날짜: 정확하게

✅ 현재 상태: 투명하게 (60% complete)

✅ 보상: 구체적으로 두 가지 제안

✅ 지속 소통 약속 (3일마다 업데이트)

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Case 3: 가격 협상 이메일

상황: 바이어가 가격을 10% 인하해달라고 요청 우리 입장에서는 5%가 최대

 

Before:

Dear Mr. Kim,

 

Thank you for your email.

I understand you want lower price.

But we cannot reduce 10%.

Our price is already very competitive.

We can offer 5% discount only.

 

I hope you can accept this.

Please let me know.

 

Best regards,

[NAME]

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문제점 분석:

❌ "But we cannot" → 너무 직접적 거절

❌ "already very competitive" → 근거 없는 주장

❌ "only 5%" → "only"가 초라하게 들림

❌ 5% 할인의 조건이나 가치 설명 없음

❌ 상대 입장에 대한 공감 없음

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After:

Dear Mr. Kim,

 

Thank you for your candid feedback on pricing – I appreciate your transparency,

and I want to find a way to make this work for both of us.

 

I've reviewed our costs carefully, and I want to be honest with you: a 10% reduction would take us below our production costs, which would ultimately affect the quality you've come to expect from us.

 

Here's what I can offer:

Option 1: 5% price reduction on your current order of 1,000 units

Option 2: Current price maintained, but we'll include complimentary packaging upgrades (valued at $2/unit) and extend your payment terms from 30 to 45 days

Option 3: If you can increase the order to 1,500 units, I can get to 7% – the volume helps us offset production costs

 

Each of these options represents real value, and I'm confident we can find the right fit.

Which direction works best for your needs?

 

Looking forward to moving forward together.

 

Best regards,

[NAME]

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개선 포인트:

✅ 오프닝: 상대 입장 인정, 협력 의지

✅ 거절 이유: 논리적 (원가 → 품질 영향)

✅ 세 가지 옵션 제시: 선택권 주기

✅ "only 5%" → 각 옵션의 가치 설명

✅ 마무리: 질문으로 공 넘기기

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Case 4: 클레임 대응 이메일

상황: 바이어가 불량품 클레임을 제기한 상황 내부 확인 후 우리 잘못이 맞는 상황

 

Before:

Dear Ms. Lee,

 

Thank you for your email.

We are sorry about the quality problem.

We will check the issue and get back to you soon.

Please send us photos.

 

We apologize for the inconvenience.

 

Best regards,

[NAME]

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문제점 분석:

❌ "get back to you soon" → 언제? 불명확

❌ 사진 요청 → 이미 보냈을 수도, 확인 안 하고 보낸 티

❌ 구체적 행동 계획 없음

❌ 바이어가 얼마나 불편했는지 공감 없음

❌ 해결책 제시 없음

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After:

Dear Ms. Lee,

 

Thank you for bringing this to our attention, and I sincerely apologize for the quality issues you experienced with your recent order (#78901).

 

I've reviewed the photos and inspection report you sent,

and I can confirm that the defects are on our end – this should not have passed our quality control.

 

Here is our immediate action plan:

1. Replacement: We will ship 200 replacement units at no charge within 10 business days

2. Return: We will arrange collection of the defective units at our expense

3. Investigation: Our QC team is conducting a full review – I will share the findings and corrective actions by June 20th

4. Compensation: Given the disruption this caused to your operations, we'd like to offer a 10% credit on your next order

 

I understand this situation has caused real inconvenience for your business, and I take full responsibility.

Our goal is to make this right as quickly as possible.

 

Could you confirm if the above plan is acceptable?

I'm available for a call today or tomorrow if you'd prefer to discuss directly.

 

Once again, my sincerest apologies.

 

Best regards,

[NAME]

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개선 포인트:

✅ 책임 명확히 인정 ("defects are on our end")

✅ 4가지 구체적 행동 계획

✅ 각 항목에 기한 명시

✅ 보상 선제적으로 제안

✅ 직접 통화 제안 (진지함 표현)

✅ 바이어 비즈니스 피해 공감

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Case 5: 팔로업 이메일 (답장 없을 때)

상황: 제안서를 보낸 후 2주 동안 답장이 없는 상황

 

Before:

Dear Mr. Wong,

 

I sent you our proposal 2 weeks ago but you didn't reply.

Are you still interested?

Please let me know.

 

Best regards,

[NAME]

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문제점 분석:

❌ "you didn't reply" → 상대 탓하는 톤

❌ "Are you still interested?" → 약하고 소극적

❌ 아무런 가치 추가 없음

❌ 너무 짧고 성의 없어 보임

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After:

Subject: Re: Dimplemood Proposal – One Quick Question

 

Dear Mr. Wong,

 

I hope you've had a chance to review the proposal I sent on May 26th.

 

I know how busy things get, so I'll keep this brief:

I just wanted to check in and see if you had any questions, or if there's anything I can clarify or adjust to better fit your needs.

 

Since sending the proposal, I've also gathered some additional market data on the Korean pet care sector that I think you'd find interesting – happy to share if useful.

 

If now isn't the right timing, that's completely fine – just let me know when would be better,

or if there's a different contact person I should be speaking with.

 

Either way, I appreciate your time.

 

Best regards, 

[NAME]

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개선 포인트:

✅ 제목: "One Quick Question" → 열어보고 싶게

✅ 상대 바쁨 인정, 부담 없게

✅ 새로운 가치 추가 (market data)

✅ "지금 아니어도 OK" → 압박감 제거

✅ 다른 담당자 가능성 열어둠

✅ 짧지만 배려 있게

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⚠️ 이메일 쓸 때 공통 실수

Before 버전들의 공통 문제:

1. 나 중심 → 상대 중심으로 "우리 제품은..." → "Your buyers would benefit from..."
2. 추상적 → 구체적으로 "very good quality" → "99.5% defect-free rate"
3. 수동적 CTA → 능동적 CTA "Please contact me" → "Can I send you samples this week?"
4. 모호한 기한 → 정확한 기한 "soon" / "as soon as possible" → "by Friday, June 12th"
5. 사과만 → 사과 + 해결책 "Sorry" → "Sorry + here's what we'll do"

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📌 이메일 자가 첨삭 체크리스트

보내기 전 이 질문들에 답해보세요:

 

내용:

□ 이 이메일의 목적이 한 문장으로 정리되는가?

□ 상대방이 원하는 정보가 있는가?

□ 구체적인 숫자/날짜/사실이 있는가?

□ 명확한 CTA가 있는가?

□ 기한이 명시됐는가?

 

톤:

□ 나 중심이 아닌 상대 중심인가?

□ 감정적 표현이 없는가?

□ 콩글리시 표현이 없는가?

□ 너무 딱딱하거나 너무 캐주얼하지 않은가?

 

형식:

□ 제목이 내용을 잘 반영하는가?

□ 문단이 너무 길지 않은가?

□ 첨부파일이 필요하면 첨부했는가?

□ 서명이 있는가?

 

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🌟 좋은 이메일은 연습이다

원어민 동료의 피드백, 바이어 반응을 보며 배운 것들,

수백 통의 이메일을 보내며 쌓인 감각...

이런 것들이 쌓이면 After 버전이 되지 않을까요!

 

완벽한 이메일은 처음부터 나오지 않아요.

보내고, 반응 보고, 수정하고, 반복하다 보면 점점 더 나은 이메일을 쓸 수 있게 됩니다.

 

오늘 당장 해볼 것:

본인이 최근에 보낸 이메일 하나를 꺼내서 오늘 체크리스트로 점검해보세요.

어떤 점이 아쉬운지 보일 거예요!

 

dimplemood의 실전 꿀팁:

저는 중요한 이메일일수록 쓰고 나서 15분 뒤에 다시 읽어요.

처음 쓸 때는 감정이 섞이는 경우가 많아서 잠깐 식힌 다음에 읽으면 고칠 게 보여요!

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어제 수동태 활용법에 이어 오늘은 실전 Before & After로 마무리했어요!

 

이걸로 이메일 심화 시리즈를 마무리하고,

내일부터는 무역 실무 시리즈로 넘어갑니다.

 

LC(신용장) 관련 영어 표현 – 무역 실무자 필수편을 준비했어요!