[비즈니스영어 전화1] 비즈니스 영어 전화 – 전화 받기/걸기 기본 표현

*dimplemood의 비즈니스 영어 공부 기록

비즈니스 전화 영어, 이제 그만 당황하고 싶다!!

전화영어 기본 표현부터 business phone call 영어 실전 스크립트까지 정리했습니다~

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Intro.

해외 거래처에서 갑자기 전화가 왔는데 너무 당황해서 제대로 대응 못 하신 적 있으신가요?

저도 처음 전세기 업무 시작했을 때, 항공사에서 전화 왔을 때 식은땀 살짝 흘렸던 기억이 나네요.

그냥 일상 전화였으면 수다라도 떨텐데, 

비즈니스영어라고 생각을 하고 받으니 괜히 생각이 많아지더라구요..

 

오늘은 비즈니스 전화 영어 표현을 전화 받기부터 걸기, 메시지 남기기까지 정리했습니다!

이 표현들만 있으면 영어 전화도 두렵지 않더라구요.

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dimplemood 실무 TIP!

1. 전화 받기 - 기본 인사

전화벨이 울렸을 때 첫 멘트:

• Good morning/afternoon, [회사명], [이름] speaking.
• [회사명], this is [이름]. How may I help you?
• Thank you for calling [회사명]. This is [이름].
• Hello, [부서명], [이름] speaking.

 

활용 팁:

• 회사명 + 본인 이름은 필수
• "speaking"으로 본인임을 명확히
• 시간대에 맞춰 morning/afternoon 선택

예문: Good morning, Dimplemood International, Sarah speaking. How may I help you?

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2. 전화 건 사람 확인

누가 전화했는지 물어보기:

• May I ask who's calling?
• May I have your name, please?
• Who am I speaking with?
• Could I get your name and company, please?

활용 팁:

• "May I ask"가 가장 정중
• 회사명도 함께 물으면 좋음
• 메모 준비하고 물어보기

예문: May I ask who's calling, please? And which company are you with?

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3. 전화 목적 확인

무슨 일로 전화했는지 파악:

• How may I help you?
• What can I do for you today?
• How may I assist you?
• What is this regarding?

 

활용 팁:

• "How may I help you?"가 가장 무난
• "What is this regarding?"은 좀 더 직접적
• 친절한 톤 유지

예문: Thank you for calling. How may I help you today?

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4. 전화 연결해주기

담당자에게 연결:

• Let me transfer you to [이름/부서].
• I'll put you through to [담당자].
• One moment, please. I'll connect you.
• Hold on, please. I'll transfer your call.
• Let me see if he/she is available.

 

활용 팁:

• "transfer"와 "put through" 모두 사용 가능
• 연결 전 잠깐 기다려달라고 말하기
• 담당자 없으면 미리 확인

예문: Let me transfer you to our sales department. One moment, please.

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5. 담당자 부재 시

담당자가 없을 때:

• I'm afraid he/she is not available at the moment.
• He/She is in a meeting right now.
• He/She is out of the office today.
• He/She is on another line.
• I'm sorry, but he/she is away from his/her desk.

 

활용 팁:

• "I'm afraid"로 부드럽게 시작
• 구체적인 이유 짧게 설명
• 대안 제시 준비

예문: I'm afraid Mr. Kim is in a meeting right now. Would you like to leave a message, or shall I have him call you back?

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6. 메시지 받기

메시지 남기겠다고 할 때:

• Would you like to leave a message?
• Can I take a message?
• May I take a message for him/her?
• I'll make sure he/she gets your message.
• Let me write that down.

 

활용 팁:

• 메모 준비하고 받기
• 이름, 회사, 연락처, 용건 확인
• 다시 읽어서 확인

예문: Would you like to leave a message? I'll make sure he gets it as soon as he's available. May I have your name and contact number, please?

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7. 메시지 내용 확인

제대로 받았는지 체크:

• Let me confirm that. So that's [내용 반복]...
• Could you spell your name, please? And your phone number is...?
• I'll have him/her call you back at this number.

 

활용 팁:

• 이름 스펠링은 꼭 확인
• 전화번호 천천히 받기
• 중요한 내용은 반복해서 확인

예문: Let me confirm that. Your name is John Smith from ABC Company, and your number is 555-1234. I'll have Mr. Kim call you back this afternoon.

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8. 전화 걸기 - 자기소개

내가 먼저 전화할 때:

• Hello, this is [이름] from [회사명].
• Good morning, my name is [이름], calling from [회사명].
• Hi, this is [이름] with [회사명].
• I'm calling from [회사명].

 

활용 팁:

• 이름과 회사명 명확히
• "from"과 "with" 모두 가능
• 자신감 있는 톤

예문: Hello, this is Sarah Kim from Dimplemood International. I'm calling regarding our meeting scheduled for tomorrow.

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9. 전화 건 목적 설명

왜 전화했는지 말하기:

• I'm calling about...
• I'm calling regarding...
• The reason for my call is...
• I'd like to speak to [이름] about... I wanted to follow up on...

 

활용 팽:

• "regarding"이 좀 더 격식
• "about"이 좀 더 캐주얼
• 목적을 구체적으로

예문: I'm calling regarding the quotation we sent last week. I wanted to follow up and see if you had any questions.

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10. 통화 가능 여부 확인

지금 통화 가능한지 물어보기:

• Is this a good time to talk?
• Do you have a few minutes?
• Am I catching you at a bad time?
• Is now convenient for you?

 

활용 팁:

• 상대방 시간 배려하는 자세
• 바쁘면 다시 걸겠다고 제안
• 예상 통화 시간 알려주기

예문: Is this a good time to talk? I need about 10 minutes to discuss the contract terms.

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11. 담당자 연결 요청

특정인과 통화하고 싶을 때:

• May I speak to [이름], please?
• Could I speak with [이름]?
• I'd like to speak to [이름], please.
• Is [이름] available?
• Can you put me through to [이름]?

 

활용 팁:

• "May I"가 가장 정중
• 이름 정확히 발음
• 부서명도 함께 말하면 좋음

예문: Hello, may I speak to Mr. Johnson from the Sales Department, please?

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12. 잘 안 들릴 때 (-> 저는 이 멘트들 정말 많이 사용했어요!!!)

소리가 작거나 잡음이 있을 때:

I'm sorry, I didn't catch that.

Could you repeat that, please?

I'm having trouble hearing you.

The line is a bit unclear.

Could you speak up a little? You're breaking up.

 

활용 팁:

• "I didn't catch that"이 자연스러움
• 정중하게 다시 말해달라고
• 전화 상태 문제는 솔직히

예문: I'm sorry, the line is a bit unclear. Could you repeat your name, please?

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13. 전화 끊기 전 마무리

통화 종료 준비:

• Thank you for calling.
• Thank you for your time.
• I appreciate your help.
• It was nice talking to you.
• Have a great day.
• Talk to you soon.

 

활용 팁:

• 감사 인사는 필수
• 긍정적인 마무리
• 다음 액션 있으면 언급

예문: Thank you for your time today. I'll send the revised proposal by tomorrow. Have a great day!

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⚠️ 비즈니스 전화에서 피해야 할 실수

❌ 너무 캐주얼: Yeah? / Yup / Uh-huh What's up? → 비즈니스에 부적절

✅ 프로페셔널하게: Yes, this is [이름]. How may I help you?

 

❌ 빠르게 말하기: 전화로 빠르게 말하면 더 안 들림 → 천천히, 명확하게

✅ 적절한 속도: 또박또박 발음 중요한 정보는 천천히

 

❌ 메모 안 하기: 기억에만 의존 → 나중에 까먹음

✅ 항상 메모: 이름, 회사, 전화번호, 용건 날짜, 시간 기록

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📌 실전 전화 대화 시나리오

시나리오 1: 전화 받기

You: Good afternoon, Dimplemood International, Sarah speaking. How may I help you?

Caller: Hi, this is John Smith from ABC Company. May I speak to Mr. Kim?

You: Certainly. May I ask what this is regarding?

Caller: It's about the contract we discussed last week.

You: One moment, please. I'll see if he's available. [확인 후] I'm sorry, but Mr. Kim is in a meeting right now. Would you like to leave a message, or shall I have him call you back?

Caller: Could you have him call me back?

You: Of course. May I have your phone number?

Caller: It's 555-1234.

You: Let me confirm that. 555-1234. I'll have Mr. Kim call you back this afternoon.

Caller: Thank you.

You: You're welcome. Have a great day!

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시나리오 2: 전화 걸기

You: Hello, this is Sarah Kim from Dimplemood International. May I speak to Mr. Johnson, please?

Receptionist: One moment, please.

Mr. Johnson: This is Michael Johnson.

You: Hi Mr. Johnson, this is Sarah from Dimplemood. Is this a good time to talk?

Mr. Johnson: Yes, go ahead.

You: I'm calling regarding the proposal we sent last Friday. I wanted to see if you had a chance to review it.

Mr. Johnson: Yes, I did. I have a few questions.

You: Of course. I'm happy to answer them. [대화 진행] Thank you for your time today. I'll send the revised version by tomorrow.

Mr. Johnson: Sounds good. Thanks for calling.

You: Thank you. Have a great day!

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📌 상황별 표현 빠른 참조

전화가 잘못 걸려왔을 때:

• I'm sorry, you have the wrong number. This is [부서명].
• Let me transfer you to the correct department.
• I think you meant to call [다른 번호/부서].

 

다시 전화하겠다고 할 때:

• I'll call back later.
• What time would be convenient for you?
• When would be a good time to reach you?

 

통화 중일 때:

• He/She is on another call right now.
• The line is busy at the moment.
• Would you like to hold, or shall I have him/her call you back?

 

긴급할 때:

• This is urgent.
• It's regarding an urgent matter.
• I need to speak with him/her as soon as possible.

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📌 전화 영어 실력 높이는 팁

1. 스크립트 준비 자주 받는 전화 상황별로 스크립트 작성 책상에 붙여놓고 참고
2. 녹음 연습 혼자 전화 대화 연습하고 녹음 본인 발음, 속도 체크
3. 천천히 말하기 급하게 말하지 말기 상대방도 비원어민일 수 있음
4. 메모 습관 전화 받으면 바로 메모 Who, What, When, Where 기록
5. 자주 쓰는 표현 암기 10-15개 핵심 표현만 완벽히 나머지는 응용 가능

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📌 프로처럼 들리는 고급 팁

보이스메일 남기기:

Hi, this is [이름] from [회사]. I'm calling about [목적]. Please call me back at [번호]. Thank you.

 

전화 회의 시작:

Good morning everyone. Thank you for joining the call. Is everyone on the line? Let's do a quick roll call.

 

전화로 확인 요청:

I'm calling to confirm our meeting on [날짜]. I wanted to verify the details we discussed. Could you confirm receipt of the email I sent?

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이번 주에 다룬 회의 표현 시리즈와 함께 보시면 완벽해요!

화상회의, 대면 회의, 그리고 오늘 전화까지 - 이 세 가지 커뮤니케이션 채널만 마스터하면 비즈니스 영어의 80%는 해결됩니다.

 

다음은 비즈니스 영어 프레젠테이션 표현을 차근차근 다뤄볼 예정입니다.

오프닝부터 마무리까지, 실전에서 바로 쓸 수 있는 표현들로 준비했으니 같이 공부해보시죠 :)