[비즈니스영어 이메일10] 견적·제안 보낼 때 쓰는 영어 이메일 (무역 실무 버전)

*dimplemood의 비즈니스 영어 공부 기록

 

해외 바이어에게 견적서 영어로 어떻게 보내야 할까?

quotation email 작성법부터 영어견적서 필수 표현까지,

무역이메일 실무 노하우를 dimplemood표 총정리!

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Intro.

해외 바이어한테 견적서를 보내야 하는데, 영어로 어떻게 써야 할지 막막하신적 있으신가요? 

저도 처음 해외 B2B 업무를 시작했을 때, 견적서를 영어로 작성하면서 손이 떨렸던 기억이 나네요...ㅎㅎ

 

오늘은 견적 이메일 영어 작성법을 무역 실무 관점에서 정리해 봤어요.

제가 실제로 해외 바이어들과 주고받으면서 터득한 표현들만 골라봤습니다!

 

제가 배운 점은 견적 이메일은 친절하되 명확하게, 전문적이되 읽기 쉽게 써야 한다는 것이었어요!

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dimplemood 실무 TIP!

견적서 이메일 기본 구조

무역이메일로 견적을 보낼 때는 이 순서를 지키기: 

1. 인사 및 요청 감사 - 견적 요청해준 것에 대한 감사
2. 견적 제시 - 가격 및 조건 명시
3. 상세 설명 - 포함 사항/제외 사항
4. 유효기간 - 견적 유효 날짜
5. 다음 단계 - 추가 문의 or 주문 방법

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상황 1: 최초 견적서 발송

Subject: Quotation for [Product/Service] - Ref: [RFQ Number]

Dear [Name],

Thank you for your inquiry regarding [제품/서비스].

We are pleased to provide you with the following quotation:

Product/Service: [상세 명시]
Quantity: [수량]
Unit Price: USD [가격] per [단위]
Total Amount: USD [총액]

Payment Terms: [결제 조건]
Delivery Terms: FOB [항구명] / CIF [목적지]
Lead Time: [납기]
Validity: This quotation is valid until [날짜]

The above price includes:
- [포함 항목 1]
- [포함 항목 2]
- [포함 항목 3]

Please note that the following are not included:
- [제외 항목 1]
- [제외 항목 2]

Should you have any questions or require further clarification, please do not hesitate to contact me.

We look forward to the opportunity to work with you.

Best regards,
[Your name]
[직책]
[회사명]
[연락처]

 

💡핵심 포인트:

• Subject에 "Quotation" 명시 + 참조번호
• 가격은 통화 단위 명확히 (USD, EUR, KRW 등)
• 포함/제외 사항 명시로 나중 분쟁 예방
• 유효기간 필수 기재

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상황 2: 견적 재발송 (수정된 조건)

Subject: Revised Quotation - [Product] - Ref: [Number]

Dear [Name],

Thank you for your feedback on our previous quotation.

As per your request, we have revised our offer with the updated specifications:

[변경된 내용 명시]
Previous Price: USD [이전 가격]
Revised Price: USD [수정 가격]

The revision reflects the following changes:
- [변경사항 1]
- [변경사항 2]

All other terms and conditions remain the same as stated in our original quotation dated [날짜].

This revised quotation is valid until [새 유효기간].

Please review and let us know if this meets your requirements.

Best regards,
[Your name]

 

💡 핵심 포인트:

• "Revised Quotation" 명시
• 무엇이 변경되었는지 명확히 표시
• 변경되지 않은 조건도 언급

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상황 3: 대량 주문 할인 제안

Subject: Special Pricing for Bulk Order - [Product]

Dear [Name],

Thank you for your interest in placing a larger order.

We are pleased to offer you special pricing for bulk quantities:

Standard Order (100-499 units): USD 50 per unit
Volume Order (500-999 units): USD 45 per unit  
Bulk Order (1,000+ units): USD 40 per unit

For your order of [수량] units, the unit price would be USD [가격], bringing the total to USD [총액].

This special pricing is available for orders placed before [날짜] and includes:
- Free shipping for orders over 500 units
- Extended payment terms (Net 60)
- Priority production scheduling

We believe this represents excellent value and look forward to your consideration.

Please let me know if you would like to proceed or if you have any questions.

Best regards,
[Your name]

 

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상황 4: 샘플 제공 후 견적서 발송

Subject: Quotation Following Sample Approval

Dear [Name],

I am delighted to hear that you were satisfied with the sample we provided.

Based on your approval, here is our official quotation for the full order:

Product: [샘플과 동일한 사양 명시]
Quantity: [주문 수량]
Unit Price: USD [가격]
Total Amount: USD [총액]

Sample Cost Credit: As discussed, we will deduct the sample cost (USD [금액]) from your first order.

Production Timeline:
- Order Confirmation: Within 2 business days of deposit
- Production Time: 20-25 working days
- Shipping Time: 7-10 days (by sea) / 3-5 days (by air)

Payment Terms: 30% deposit, 70% before shipment
Shipping Terms: FOB Busan, South Korea

This quotation is valid for 15 days from the date of this email.

We are ready to proceed with production upon receipt of your purchase order and deposit.

Looking forward to your positive response.

Best regards,
[Your name]

 

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📌 견적서 영어 이메일 필수 표현 모음

견적 제시 시작 표현:

• "We are pleased to provide you with our quotation for..."
• "Please find below our best price for..."
• "Further to your inquiry, we quote as follows..."
• "In response to your RFQ, we are pleased to offer..."

가격 표현:

• "Unit price: USD 100 per piece"
• "Total amount: USD 10,000 (Ten thousand US dollars)"
• "Our best price for this quantity is..."
• "We can offer a discount of 5% for orders over..."

조건 명시:

• "Payment terms: 30% T/T in advance, 70% against B/L copy"
• "Delivery terms: FOB Busan / CIF New York"
• "Lead time: 30 days from order confirmation"
• "Validity: This quotation is valid until [date]"

포함/제외 항목:

• "The price includes..."
• "Please note that shipping costs are not included"
• "Installation and training are available at additional cost"
• "Packaging and documentation are included in the price"

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🌍 무역 실무 필수 용어 (영어견적서 작성 시)

*사실 구글에 치면 다 나오지만, 제가 많이 사용했던 용어들 나열했어요!

 

Incoterms (무역조건):

• FOB (Free On Board): 선적항 본선인도 - 배에 실으면 책임 종료
• CIF (Cost, Insurance and Freight): 운임·보험료 포함 - 목적지까지 운송비·보험 포함
• EXW (Ex Works): 공장인도 - 공장에서 찾아가는 조건
• DDP (Delivered Duty Paid): 관세지급인도 - 모든 비용 포함

Payment Terms (결제 조건):

• T/T (Telegraphic Transfer): 전신환 송금
• L/C (Letter of Credit): 신용장
• D/P (Documents against Payment): 지급인도조건
• Net 30/60/90: 순 30/60/90일 지불

기타 중요 용어:

• MOQ (Minimum Order Quantity): 최소 주문 수량
• Lead Time: 제작/납기 기간
• RFQ (Request for Quotation): 견적 요청서
• Pro forma Invoice: 견적송장 (정식 인보이스 전 단계)

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⚠️ 견적서 작성 시 조심해야 할 실수

❌ 애매한 가격 표현: "The price is around $100" → 정확한 가격 없으면 신뢰도 하락

✅ 명확한 가격: "Unit price: USD 100.00 per piece (FOB Busan)"

 

❌ 유효기간 없음: 견적서에 유효기간 안 쓰면 나중에 "3개월 전 가격으로 주세요" 요구 받음

✅ 명확한 기한: "This quotation is valid until May 15, 2026"

 

❌ 포함 사항 불명확: "Price includes everything" → '모든 것'의 범위가 애매

✅ 구체적 명시: "Price includes: product, standard packaging, FOB Busan port handling"

 

❌ 결제 조건 누락: 견적서에 가격만 있고 결제 조건이 없으면 나중에 분쟁 소지

✅ 조건 명시: "Payment: 30% deposit by T/T, 70% before shipment"

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📌 상황별 추가 표현

가격 협상 여지 남기기:

• "This is our best price based on current market conditions"
• "For larger quantities, we may be able to offer better pricing"
• "We are open to discussing terms for long-term partnerships"

긴급 주문 대응:

• "For urgent orders, we can expedite production with a 10% premium"
• "Rush delivery is available via air freight at additional cost"

샘플 제공:

• "We can provide samples at USD [가격] per piece, refundable upon order"
• "Sample cost will be credited against your first order"

후속 조치:

• "Please confirm your acceptance by [날짜]"
• "A purchase order is required to proceed with production"
• "Once we receive your PO, we will send a pro forma invoice"

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📌 Pro forma Invoice vs Quotation 차이

헷갈리지 않기 위해 pro forma invoice와 quotation차이도 정리를 했습니당:

 

Quotation (견적서):

• 비공식 제안
• 법적 구속력 약함
• 여러 번 수정 가능
• 가격 협상 단계

Pro forma Invoice (견적송장):

• 공식 문서
• 계약 직전 단계
• 정확한 가격과 조건
• 입금/L/C 개설 근거

실무에서는: Quotation → 협상 → Pro forma Invoice → 입금 → 정식 Invoice 순서

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📌 견적 후 후속 이메일

견적서 보낸 후 1주일 뒤 Follow-up:

Subject: Following Up on Quotation - Ref: [Number]

Dear [Name],

I hope this email finds you well.

I wanted to follow up on the quotation we sent on [날짜] for [제품/서비스].

Have you had a chance to review our offer? 
I would be happy to answer any questions or discuss the terms further.

If you need any adjustments or additional information, please let me know.

Looking forward to hearing from you.

Best regards,
[Your name]

 

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어제 다룬 감사 이메일 영어 표현도 견적서 작성 후 활용하기 좋아요.

견적 요청해준 것에 감사 표현하거나, 주문 확정 후 감사 메일 보낼 때 유용하거든요!

 

다음 글 예고

그리고 드디어 이메일 시리즈를 마무리하고 영어 회의 표현으로 넘어갈 예정입니당.

영어 회의 시작할 때 쓰는 표현을 공부해서 정리했는데,

오프닝 멘트부터 안건 소개까지 실전 스크립트로 정리해볼까 합니다!